Hyvä yhdistystoimija,
EU:n tietosuojauudistus astuu voimaan toukokuussa ja vaikuttaa myös yhdistystoimijoihin.
EU:n tietosuojauudistus ja mahdollisesti myös täydentävä kansallinen tietosuojalaki astuvat voimaan toukokuussa 2018. Tietosuoja-asetusta sovelletaan kaikissa Euroopan maissa lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tämä tarkoittaa sitä, että myös kylä- ja asukasyhdistysten on huomioitava tuleva uudistus esimerkiksi jäsenrekisterin hoidossa.
Monet periaatteet säilyvät ennallaan, mutta tietosuoja-asetus tuo myös uusia tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevia velvoitteita, joihin rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden on valmistauduttava. Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta voi seurata muun muassa sakkoja tai henkilötietojen käsittelykielto.
Keskeistä ja uutta tietosuoja-asetuksessa on muun muassa riskiperusteinen lähestymistapa ja rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus. Rekisterinpitäjän velvollisuudet kasvavat sitä mukaa, mitä korkeampia riskejä henkilötietojen käsittelyyn liittyy. Rekisterinpitäjän on myös pystyttävä osoittamaan, että se noudattaa tietosuoja-asetusta. Henkilötietojen käsittely on suunniteltava ja dokumentoitava.
Tietosuojaperiaatteiden noudattaminen
Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.
Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on
• käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
• käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
• kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
• kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
• päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
• säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Miksi tietosuojalait muuttuvat?
Uuden lainsäädännön tavoitteena on
• parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia
• vastata uusiin digitalisaatioon ja globalisaatioon liittyviin tietosuojakysymyksiin
• yhtenäistää tietosuojasääntelyä kaikissa EU-maissa
• edistää digitaalisten sisämarkkinoiden kehittymistä.
Tervetuloa kuulemaan ja keskustelemaan, millaisia vaikutuksia tietosuojauudistuksella on yhdistysten jokapäiväiseen toimintaan, ja miten siihen olisi hyvä varautua jo etukäteen.
Kymenlaakson Kylät ry ja Socom oy järjestävät tietosuojatilaisuudet:
ti 16.1.2018 klo 16.30
Kumppanuustalo Hilma, Teollisuuskatu 8, Hamina
ma 22.1.2018 klo 16.30
Porukka-talo, Savonkatu 23, 45100 Kouvola
Tilaisuus on kaikille avoin ja maksuton. Tilaisuuden alussa kahvitarjoilu. Tarjoilun järjestämiseksi on suotavaa ilmoittautua etukäteen sähköpostitse: toimisto@kymenkylat.fi.
Tervetuloa!